La tecnologia al servizio dell’ambiente La scelta del Gruppo Hera

12/mar/2015 14:19:42 Sangalli M&C Contatta l'autore

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ESIGENZA
Dal caos all’ordine
L’espansione del Gruppo ha evidenziato l’esigenza di coordinare e migliorare le efficienze dei processi di stampa derivanti da una struttura integrata, ma  dislocata sul territorio; una gestione economica più efficiente ha stabilito il bisogno di integrare un sistema automatizzato e controllato per la produzione di stampe e copie che conducesse ad una riduzione dei consumabili e dei servizi di manutenzione applicati alle macchine.


NUANCE EQUITRAC
La soluzione
Equitrac Express è il prodotto valutato e installato  nelle 8 aree territoriali dell’Emilia Romagna. Una soluzione scelta in base a caratteristiche e opzioni rispondenti alle esigenze di HERA. Tra le più rilevanti:

·         Tracking -    garantisce la  tracciabilità dei job di stampa e di copia, per consentire la creazione di report dettagliati sull’utilizzo e sui costi di stampa e copia. Funzionalità che hanno permesso di ottimizzare le risorse e prevedere  una stima precisa del risparmio ottenuto.

·         Follow You printing -  consente di utilizzare – nella sede di appartenenza dell’utente ma anche in sedi remote - qualsiasi dispositivo munito di card reader. Il processo avviene attraverso l’autenticazione utente con  proprio badge aziendale che permette l’utilizzo dei dispositivi solo a personale autorizzato. Questo tipo di funzionalità garantisce la massima sicurezza e riservatezza di contenuti per i documenti stampabili solo dopo il processo di autenticazione da parte dell’utente Nella fase di ritiro dei documenti, l’utente può scegliere quali job stampare, favorendo così una riduzione del numero delle stampe.

·         Rule-based printing - permette di impostare regole di stampa (ad esempio la stampa push con forzatura in bianco/nero e quella  pull che permette di scegliere come stampare, se in bianco e nero o  a colori). Un’opzione utile e intelligente che contribuisce a ridurre gli sprechi di carta, toner e consumabili in genere.

Nuance AutoStore Foundation è parte integrante della soluzione adottata da HERA  per garantire la funzionalità send-to-me.  Applicando questa opzione viene abilitato l’invio al proprio indirizzo e-mail dei documenti acquisiti tramite  scanner integrato nel dispositivo multifunzione, anche in formato PDF/A Searchable.  AutoStore rappresenta, nel progetto specifico, una funzionalità personalizzata da Oberon con l’obiettivo di ottenere un’integrazione completa con le opzioni di tracking di Equitrac.

PERCHE’ EQUITRAC
 La soluzione all’opera
La scelta è stata determinata innanzitutto dall’esigenza di un sistema personalizzabile in grado di definire regole, facilmente applicabili e utilizzabili dagli utenti dislocati in tutte le sedi.
Altri fattori derivano dalla possibilità di stampare e di fotocopiare utilizzando un unico badge (controllo sui costi e sui processi di gestione) anche da remoto,  ma anche di stabilire regole di stampa che indirizzino in modo automatico verso l’utilizzo del bianco e nero, ma che consentano anche di poter scegliere di stampare a colori. (controllo e riduzione dei  materiali consumabili).

RISULTATI
Ottimizzazione dei costi e migliore controllo nella gestione
La scelta di rinnovare e ridurre il  parco macchine, insieme all’integrazione della soluzione Equitrac hanno determinato un impatto economico fortissimo e favorito un miglioramento tecnologico che ha permesso di utilizzare dispositivi più performanti rispetto alle stampanti locali ad uso individuale. La naturale e conseguente evoluzione si evidenzia in una interessante riduzione dei costi , una migliore gestione delle operazioni  e dei processi di stampa ed un maggiore controllo nella gestione dei centri di costo.
Le valutazioni effettuate dopo un solo anno dall’attivazione del progetto evidenziano un risparmio
del 35 – 40% sui costi precedenti.

“In un’ottica di maggiore efficienza – commenta Carlo Sussi, Facility Manager del Gruppo Hera -, il risparmio ottenuto del 40% circa sui costi rappresenta un ottimo risultato, insieme alla razionalizzazione di un sistema che ha permesso di ottimizzare l’utilizzo degli apparecchi da parte di un personale dislocato in numerose sedi distribuite su 6 diverse province”.


UNO SGUARDO AL FUTURO
Dalla carta al digitale
Tra gli obiettivi a medio termine si prevede l’integrazione delle attività di digitalizzazione attraverso operazioni di dematerializzazione che potranno contribuire a snellire ulteriormente i processi di gestione, contribuendo
quindi anche a migliorare l’impatto ambientale.
L’adozione di questa soluzione ha permesso di ridurre i costi, di alleggerire le attività specifiche delle  risorse dedicate al controllo di gestione, investendo il risparmio generato in attività di ricerca e sviluppo.

“Il mercato offre spunti di riflessione tutti i giorni: innovazione, trasformazione, tecnologia, evoluzione, tutte tematiche di estrema attualità che per le aziende si convertono rapidamente in esigenze. Il Gruppo HERA  è una delle maggiori local utilities italiane che ha intrapreso un percorso di crescita costante grazie all’attenzione all’innovazione e all’ottimizzazione delle risorse” è il commento di Massimiliano Ferrero, Sales Manager Southern Europe  di Nuance Communications “ una realtà aziendale che rappresenta un esempio concreto di come le soluzioni software Nuance Equitrac ed una consulenza puntuale applicata al progetto, abbiano contribuito, in maniera significativa e in un contesto complesso  e dinamico caratterizzato dalle molte acquisizioni, ad una ottimizzazione dei costi e a un migliore controllo nella gestione, portando l’azienda ad un risparmio del 35 – 40% sui costi precedenti”.

L’UNIONE FA LA FORZA
Gli attori
Il coinvolgimento diretto di partner diversi sin dalle fasi iniziali é stato fondamentale ad assicurare una buona integrazione del progetto nel suo insieme. La parte di analisi e lo studio di fattibilità, unitamente agli aspetti  consulenziali hanno contribuito in modo determinante a consentire la gestione efficiente del progetto, e quindi il rispetto dei tempi di attivazione stabiliti.

Software: Nuance Equitrac , soluzione di imaging Nuance Communications
Consulenza, integrazione soluzione e supporto tecnico: Oberon , distributore Nuance Master Partner per l’Italia
Hardware e MPS: Breviglieri, fornitore hardware e Managed Print Services.  

 

Gruppo Hera
Hera è una delle maggiori local utilities italiane e opera principalmente nei settori Ambiente (raccolta e trattamento rifiuti), Energia (distribuzione e vendita di energia elettrica e gas) e Idrico (acquedotto, fognature e depurazione).
Fin dalla nascita, nel 2002, Hera ha rappresentato la prima esperienza nazionale di aggregazione di aziende municipalizzate (11, operanti in Emilia Romagna), dando vita a un'unica multiutility, capace di creare una vera e propria "industria dei servizi pubblici". Nel tempo, Hera ha intrapreso un cammino di crescita costante ed equilibrata, incorporando nel Gruppo altre società attive negli stessi ambiti. Oggi l’azienda opera principalmente su un vasto territorio in Emilia-Romagna, nelle province di Pesaro-Urbino, Ancona, Padova e Trieste,  Udine e Gorizia.
Nel Gruppo lavorano più di 8.500 dipendenti, impegnati ogni giorno nel rispondere ai molteplici bisogni di oltre 3,6 milioni di cittadini.

A proposito di Nuance Communications, Inc.

Nuance Communications, Inc. è il principale fornitore di soluzioni per l'elaborazione delle immagini e del parlato per aziende e privati di tutto il mondo. Le sue tecnologie ed applicazioni e i servizi erogati migliorano l'uso dei prodotti, trasformando la modalità di interazione delle persone con i dispositivi e i sistemi che utilizzano. Ogni giorno milioni di utenti e migliaia di aziende adoperano le affermate applicazioni di Nuance. Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web www.nuance.com.
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